Cómo crear formularios en tu Web acorde a la RGPD

Las páginas web no son entes estáticos, sino todo lo contrario. Desde una web se permite que los usuarios interactúen con la misma volviéndose un entorno dinámico donde los visitantes participan.

Una de esas formas de comunicación son los formularios HTML (o con plugins si usas WordPress), mediante los cuales los usuarios de una página web envían información que se les solicita (formularios de registro, contacto y sugerencias son algunos ejemplos de este tipo de formularios).

La comunidad europea y la legislación española han regulado este intercambio de información para asegurar tanto los datos como la privacidad de las personas, sancionando con multas económicas importantes a aquellas páginas que no cumplan con la normativa vigente sobre protección de datos.

A continuación veremos cómo adaptar los formularios HTML de una página web para que se adapten al RGPD.

Qué es un formulario web y cómo le afecta la RGPD

Un formulario web es un mecanismo que se utiliza en páginas web para obtener información directamente de los usuarios o visitantes de la misma. Se trata de formularios online compuestos por una serie de casillas donde el usuario introduce la información que se le pide, y que al final, pulsando un botón, la envía hacia los gestores o propietarios de la página web.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) incorpora nuevas formas de regular toda esta información que se obtiene a través del email marketing (correos electrónicos, formularios de contacto HTML, etc.).

En los formularios web se pueden pedir una gran variedad de datos por lo que requieren un tratamiento especial para poder proteger su seguridad.

Es importante tener en cuenta cómo se deben solicitar los datos en un formulario web para poder cumplir con el RGPD.

Sanciones por incumplimiento del RGPD

El nuevo reglamento de protección de datos se ha vuelto muy severo en cuanto al cumplimiento de las normas, introduciendo una serie de multas económicas que pueden ser muy elevadas y que pueden generar serios problemas a las empresas. No cumplir con el RGPD en los formularios HTML de una página web puede acarrear las siguientes sanciones:

• Sanciones menos graves. La multa asciende a 10 millones de euros o el 2 % del volumen de facturación anual (la que sea más alta).
• Sanciones más graves. La multa asciende a 20 millones de euros o el 4 % del volumen de facturación anual (la que sea más alta).

Como medida excepcional, la AEPD puede percibir en caso de que no se cumplan, ofreciendo un tiempo para que se apliquen medidas correctoras, pero al tratarse de una medida excepcional, lo mejor es no correr ningún riesgo y adaptar los formularios al RGPD.

Cómo deben solicitarse los datos en un formulario web

A la hora de solicitar cualquier información a los usuarios de una página web —utilizando para ello un formulario HTML—, hay que tener en cuenta tres aspectos muy importantes:

Consentimiento explícito

Debe pedirse al usuario que dé su consentimiento explícito sobre la política de privacidad de la página web. Esta política de privacidad deberá incluir cómo se obtienen, procesan y manejan los datos enviados.

Este consentimiento explícito debe ser realizado por el usuario en la parte final del formulario web haciendo uso de un CheckBox (se trata de una casilla que dispone de dos opciones, marcarla o no marcarla). El texto habitual que debe recoger el consentimiento debe ser similar a: “Acepto la política de privacidad”. En caso de que no se active esta casilla de verificación, la información no debe ser enviada (ya que no cumpliría con el consentimiento explícito que marca el RGPD).

Consentimiento verificable

El consentimiento debe ser debe ser verificable, por lo que es preciso registrar los datos que se capturen (nombre y apellidos, correo electrónico, IP de acceso y otros datos relevantes) y el consentimiento explícito. 

El consentimiento será requerido para todos los usuarios que utilicen el formulario, y en el caso de formularios online de registro hay que tener en cuenta que para cumplir el RGPD hay que solicitar el consentimiento de aquellos usuarios registrados antes de incluir la casilla de consentimiento, de lo contrario se estaría incumpliendo la ley.

Informar sobre su política de privacidad

Los formularios deben ofrecer la información sobre la política de privacidad de la web en dos capas:

• Con un enlace que lleve al documento donde se recoge la política de privacidad.
• Mostrando un pequeño resumen sobre la política de privacidad.

La política de privacidad marcará cómo se tratarán los datos remitidos por los usuarios y deberá contar con información sobre la empresa o responsable de la página web (nombre del responsable, dirección y correo electrónico).

Cómo hacer un formulario que cumpla con la RGPD

La mayoría de desarrolladores web utilizan hoy en día el gestor de contenido WordPress para su creación. Para adaptar los formularios a la nueva legislación sobre protección de datos existen muchos plugins o complementos que facilitan la labor, añadiendo el aviso en la home e incluso un CheckBox para el consentimiento obligatorio, generando enlaces hacia la política de privacidad y ofreciendo información en los formularios sobre la misma.

Utilizando complementos también se pueden integrar los distintos documentos obligatorios en una página web (como la política de privacidad, texto legal y la de cookies).

En nuestro caso, puedes ver el resultado al final del post para la captación de leads. Para este usamos los siguientes plugins de WordPress:

Los formularios son una herramienta muy potente que permiten obtener información relevante de los usuarios que puede utilizarse para mejorar su experiencia de usuario, ofrecer productos que le interesen o para mantenerles informados.

Los organismos oficiales europeos y españoles han querido regular todo este intercambio de información sensible a través de internet, por lo que a través del RGPD exigen una serie de condicionantes a la hora de solicitar y gestionar dicha información.

Un formulario web que cumpla el RGPD debe pedir explícitamente el consentimiento del usuario para poder gestionar los mismos de acuerdo a su política de privacidad. Por eso, deben proporcionar al usuario un enlace donde acceder a esa política para que puedan conocer su contenido y quiénes son los responsables de la gestión de sus datos.

Las sanciones por no cumplir el RGPD son muy elevadas, por lo que es requisito indispensable en toda página web adaptar o crear formularios HTML que se adapten al mismo.

Si necesitas ayuda con esta parte de tu web, podemos ayudarte.